Pedoman Pengawasan
Ditulis oleh Super User. Posted in Pengawasan
Ditulis oleh Super User. Dilihat: 2081Posted in Pengawasan
PEDOMAN PENGAWASAN
- PENDAHULUAN
- DEFINISI
- FUNGSI & TUJUAN
- PELAKSANAAN
- DASAR HUKUM
- SIWAS Mahkamah Agung Republik Indonesia
PENDAHULUAN
Monitoring/pengawasan perspektif manajemen secara umum merupakan salah satu fungsi organik manajemen. Secara etis filosofis monitoring/pengawasan bukanlah mencurigai atau memata-matai, melainkan mengendalikan, memadukan, mengitegrasikan suatu penyelenggaraan administrasi. Secara normatif, monitoring bertujuan menjaga agar suatu usaha/pekerjaan selalu dikerjakan dengan aturan (rechmatig) dan sesuai dengan peruntukannya (doelmatig).
Perpektif terminologi internal Mahkamah Agung RI sendiri, bahwa pengawasan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen untuk menjaga dan mengendalikan agar tugas-tugas yang harus dilaksanakan dapat berjalan sebagaimana mestinya, sesuai dengan rencana dan aturan yang berlaku. Demikian pula halnya dengan Pengadilan Tinggi Agama Jakarta dalam melaksanakan pengawasan diarahkan pada upaya menjaga agar pelaksanaan tugas lembaga peradilan sesuai dengan rencana dan ketentuan peraturan yang berlaku, mengendalikan agar administrasi peradilan dikelola secara tertib, teratur serta menjamin terwujudnya pelayanan publik yang baik bagi masyarakat pencari keadilan.
DEFINISI
Pengawasan Internal adalah pengawasan dari dalam lingkungan peradilan sendiri yang mencakup 2 (dua) jenis pengawasan yaitu: Pengawasan Melekat dan Rutin/Reguler.
Pengawasan Melekat adalah serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendalian yang terus menerus, dilakukan oleh atasan langsung terhadap bawahannya secara preventif dan represif, agar pelaksanaan tugas bawahan tersebut berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
Pengawasan Rutin/Reguler adalah pengawasan yang dilaksanakan Pengadilan Tinggi Agama Jakarta secara rutin terhadap penyelenggaraan peradilan sesuai dengan kewenangan masing-masing;
Pengawasan Keuangan adalah pemeriksaan terhadap penyelenggaraan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) serta dana/bantuan pihak ketiga yang sedang berjalan (Current Audit), dan atau yang telah direalisasikan beserta neraca (Post Audit) yang meliputi Audit Ketaatan (terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku), Audit Keuangan (dengan menggunakan standar akuntansi yang berlaku), dan Audit Operasional (apakah pengelolaan APBN telah dilakukan secara ekonomis, efisien, dan efektif);
Penanganan Pengaduan adalah rangkaian proses penanganan atas pengaduan yang ditujukan terhadap instansi, atau pelayanan publik, atau tingkah laku aparat peradilan dengan cara melakukan monitoring, dan atau observasi, dan atau konfirmasi, dan atau klarifikasi, dan atau investigasi (pemeriksaan) untuk mengungkapkan benar tidaknya hal yang diadukan tersebut;
Manajemen Pengadilan adalah rangkaian kebijakan untuk mewujudkan tujuan yang diinginkan, meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengendalian/ pengawasan dan penilaian serta evaluasi atas kegiatan yang dilakukan;
Administrasi Persidangan adalah seluruh kegiatan yang harus dilakukan untuk pelaksanaan persidangan, meliputi sistem pembagian perkara, penentuan majelis hakim, penentuan hari sidang, pemanggilan, pembuatan berita acara persidangan, dan tertib persidangan;
Administrasi Perkara adalah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh aparat pengadilan yang diberi tugas untuk mengelola penanganan perkara yang meliputi prosedur penerimaan perkara, keuangan perkara, pemberkasan perkara, penyelesaian perkara, dan pembuatan laporan perkara sesuai dengan pola yang sudah ditetapkan;
Administrasi Umum adalah seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan dibidang kepegawaian, keuangan, inventaris, perpustakaan, tertib, persuratan, tertib perkantoran, dan lain-lain;
Kinerja Pelayanan Publik adalah suatu tingkat pencapaian atas pelaksanaan tugas pelayanan publik dibidang hukum dan keadilan yang mendukung terwujudnya visi dan misi lembaga peradilan;
Tindak Lanjut adalah tindakan, atau kebijakan yang diambil sebagai pelaksanaan dan rekomendasi hasil pengawasan.
FUNGSI & TUJUAN
Maksud Pengawasan
- Memperoleh informasi apakah penyelenggaraan tehnis peradilan, pengelolaan administrasi peradilan, dan pelaksanaan tugas umum peradilan telah dilaksanakan sesuai dengan rencana dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
- Memperoleh umpan balik bagi kebijaksanaan, perencanaan dan pelaksanaan tugas-tugas peradilan.
- Mencegah terjadinya penyimpangan, mal-administrasi, dan ketidakefisienan penyelenggaraan peradilan.
- Menilai kinerja.
- Tujuan Pengawasan
- Pengawasan dilaksanakan untuk dapat mengetahui kenyataan yang ada sebagai masukan dan bahan pertimbangan bagi pimpinan Pengadilan Tinggi Agama Jakarta untuk menentukan kebijakan dan tindakan yang diperlukan menyangkut pelaksanaan tugas pengadilan, tingkah laku aparat pengadilan, dan kinerja pelayanan publik pada Pengadilan Tinggi Agama Jakarta.
- Fungsi Pengawasan
- Menjaga agar pelaksanaan tugas lembaga peradilan sesuai dengan rencana dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
- Mengendalikan agar administrasi peradilan dikelola secara tertib sebagaimana mestinya, dan aparat peradilan melaksanakan tugasnya dengan sebaik-baiknya.
- Menjamin terwujudnya pelayanan publik yang baik bagi para pencari keadilan yang meliputi: kualitas putusan, waktu penyelesaian perkara yang cepat, dan biaya berperkara yang murah.
BENTUK DAN METODE PENGAWASAN
Pengawasan rutin/reguler pada Pengadilan Tinggi Agama Jakarta dilaksanakan dalam bentuk pengawasan langsung, yaitu dengan cara melakukan pemeriksaan terhadap para pejabat terkait (penanggung jawap kegiatan) baik dibidang keperkaraan maupun kesekretariatan dengan metode interview dan pemeriksaan dokumen, yang meliputi tindakan sebagai berikut :
- Memeriksa program kerja;
- Menilai dan megevaluasi hasil kerja;
- Memberikan saran-saran untuk perbaikan ;
- Melaporkan kepada Pimpinan Pengadilan Agama Jakarta Selatan
PELAKSANAAN
Pengawasan Rutin/Reguler dilaksanakan dengan melakukan pemeriksaan terhadap objek-objek pemeriksaan yang meliputi:
a. Manajemen Peradilan:
- Program kerja
- Pelaksanaan/pencapaian target.
- Pengawasan dan pembinaan.
- Kendala dan hambatan.
- Faktor-faktor yang mendukung.
- Evaluasi kegiatan.
b. Administrasi Perkara:
- Prosedur penerimaan perkara.
- Prosedur penerimaan permohonan banding.
- Prosedur penerimaan permohonan kasasi.
- Prosedur penerimaan permohonan peninjauan kembali.
- Prosedur penerimaan permohonan grasi/remisi untuk perkara pidana.
- Keuangan perkara.
- Pemberkasan perkara dan kearsipan.
- Pelaporan.
c. Administrasi persidangan dan pelaksanaan putusan:
- Sistem pembagian perkara dan penentuan majelis hakim.
- Ketepatan waktu pemeriksaan dan penyelesaian perkara.
- Minutasi perkara.
- Pelaksanaan putusan (eksekusi).
d. Administrasi Umum:
- Kepegawaian.
- Keuangan.
- Inventaris.
- Perpustakaan, tertib persuratan dan perkantoran.
e. Kinerja pelayanan publik:
- Pengelolaan manajemen.
- Mekanisme pengawasan.
- Kepemimpinan.
- Pembinaan dan pengembangan sumber daya manusla.
- Pemeliharaan/perawatan inventaris.
- Tingkat ketertiban, kedisiplinan, ketaatan, kebersihan dan kerapihan.
- Kecepatan dan ketepatan penanganan perkara.
- Tingkat pengaduan masyarakat.
Pengawasan rutin/reguler dilakukan dalam bentuk pemeriksaan, yaitu dengan mekanisme pengamatan yang dilakukan dari dekat, dengan cara mengadakan perbandingan antara sesuatu yang telah atau akan dilaksanakan, dengan sesuatu yang seharusnya dilaksanakan menurut ketentuan peraturan yang berlaku.
PELAPORAN, REKOMENDASI DAN TINDAK LANJUT
Seluruh hasil dan temuan dan pemeriksaan dan pengawasan yang telah dilakukan oleh para Hakim Pengawas Bidang baik dengan pelaksanaan tugas pokok di lingkungan kepaniteraan maupun kesektariatan serta evaluasi atas penyelenggaraan managemen peradilan, kinerja lembaga peradilan dan kualitas pelayanan publik, dituangkan dalam bentuk laporan tertulis atau berita acara pemeriksaan dengan susunan dan format yang sistematis, untuk selanjutnya dilaporkan kepada Ketua Pengadilan.
Terhadap temuan-temuan atau hasil pengawasan yang memerlukan tindak lanjut para Hakim pengawas merekomendasikan kepada Ketua Pengadilan atau para pejabat yang berkopenten untuk segera menindak lanjuti hasil temuan tersebut, sehingga pada tahun-tahun berikutnya dapat disusun program kerja secara cermat dan tepat serta kendala-kendala yang ada dapat segera diantisipasi dan diselesaikan, sehingga tidak muncul lagi pada pelaksanaan tugas tahun anggaran berikutnya.
DASAR HUKUM
1. Surat Keputusan Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor : KMA/080/SK/VIII/2006 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan Lembaga Peradilan.
2. Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Peradilan Agama Buku II (Edisi Revisi, 2014).
3. Surat Edaran Mahkamah Agung Nomor 1 Tahun 1993 Tentang Pengawasan dan Pengurusan Biaya Perkara.
4. Peraturan Mahkamah Agung Nomor 03 tahun 2012 tentang Biaya Proses Penyelesaian Perkara dan Pengelolaannya pada Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada di bawahnya.
5. Surat Edaran Mahkamah Agung RI Nomor 5 Tahun 1993 Tentang Pembinaan Dan Pengawasan Organisasi Dan Tata Kerja Serta Pejabat Kepaniteraan Pengadilan.
SIWAS Mahkamah Agung Republik Indonesia
Sistem Informasi Pengawasan (SIWAS) dikembangkan berdasarkan Peraturan Mahkamah Agung Republik Indonesia No. 9 Tahun 2016 tentang Pedoman Penanganan Pengaduan (Whistleblowing System) di Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang Berada di bawahnya. SIWAS merupakan sistem informasi penanganan pengaduan yang dikelola oleh Badan Pengawasan Mahkamah Agung Republik Indonesia. SIWAS ditujukan untuk publik dan juga pegawai internal Mahkamah Agung dan Badan Peradilan di Bawahnya yang memiliki informasi atas suatu tindakan pelanggaran yang dilakukan oleh aparat Mahkamah Agung dan Badan Peradilan di bawahnya.
Aplikasi SIWAS dapat diakses melalui Web Browser (Mozila FireFox atau Google Chrome) dengan alamat URL sebagai berikut https://siwas.mahkamahagung.go.id
Tata cara pengaduan/pelaporan dapat mengikuti prosedur sebagai berikut
- Klik tombol "Login", lalu isikan Username dan Password Anda.
- Jika Anda belum terdaftar, klik tombol Register, isikan data diri Anda lalu klik "Simpan" (Halaman Register ini digunakan untuk input data identitas dan pendaftaran username dan password pelapor untuk login ke aplikasi SIWAS) dengan melengkapi pengisian pembuatan akun meliputi
- Mengisi username yang Anda inginkan (yang mudah anda ingat, buat nama samaran/username dan kata sandi/password yang anda ketahui sendiri) dengan menggunakan nama yang unik dan tidak menggambarkan identitas anda
- Mengisi password minimal 8 digit (kombinasi huruf, simbol dan angka)
- Mengisi email anda (email yang aktif)
- Mengisi email alternatif (optional)
- Memilih pertanyaan keamanan anda yang akan di gunakan dalam keadaan lupa password (pilih yang mudah diingat atau dicatat)
- Mengisi jawaban dari pertanyaan keamanan yang telah Anda pilih (isikan yang mudah diingat atau dicatat).
- Mengklik captcha sudah di ceklist.
- Menu Halaman Utama (Beranda)
- Menu untuk membuat laporan pengaduan (Whitsleblower)
- Menu Informasi cara melapor pengaduan (Cara Melapor)
- Menu Pertanyaan mengenai aplikasi siwas secara umum (FAQ)
- Menu Alamat Badan Pengawasan Mahkamah Agung RI (Hubungi Kami)
- Setelah teregister dan memiliki akun, masuk menggunakan akun tersebut dan akan ditampilkan layar muka yang berisikan menu berupa :
- Perhatikan baik-baik beberapa hal di bawah ini:
- Semua kotak yang diberi tanda (*) wajib diisi.
- Pastikan informasi yang diberikan sedapat mungkin memenuhi unsur 4W + 1H (What, Where, When, Who, How)
- Jika anda memiliki bukti dalam bentuk file seperti foto atau dokumen lain, silahkan dilengkapi di halaman pengaduan.
- Pengaduan yang Anda sampaikan akan ditindaklanjuti setelah anda melengkapi proses pengaduan dan menekan tombol konfirmasi pada form pengaduan.
- Cara Pelaporan/Pengaduan :
- Klik Menu Pengaduan lalu Klik Sub Menu Tambah Laporan Pengaduan
- Tanggal otomatis terisi sesuai waktu input data pengaduan
- Isikan subjek pengaduan pada kolom perihal
- Uraikan secara jelas mengenai pengaduan anda laporkan
- Pilih Tanggal Perkiraan Kejadian Pelanggaran
- Pilih Waktu Tanggal Perkiraan Kejadian
- Pilih satuan kerja (tempat kerja) dari terlapor
- Lalu klik tombol Tahap Berikutnya hingga muncul pesan “Pendaftaran Berhasil Disimpan”
- Isikan Nama Terlapor
- Isikan NIP Terlapor (optional)
- Pilih satuan kerja Terlapor (tempat kerja)
- Isikan jabatan terlapor (optional)
- Lalu tekan tombol simpan
- Ulangi langkah di atas jika Terlapor lebih dari satu orang
- Ulangi langkah di atas jika file bukti lebih dari satu.
- Proses ini dapat anda lewati jika tidak menyertakan lampiran(bukti).
- Pernyataan ini digunakan untuk memberikan informasi kepada aparat yang menangani pengaduan bahwa identitas ada dalam pengaduan tersebut ingin dipublikasikan ke Terlapor. Namun secara default system akan merahasikan identitas Pelapor.
- Setelah Pengaduan Anda Berhasil Terkirim, Sistem akan mengirimkan
- informasi pengaduan Anda telah terkirim ke email yang telah Anda daftarkan pada saat proses registrasi dan setiap terdapat pembaharuan tahapan proses pengaduan Anda, sistem akan mengirimkan informasi tahapan proses penanganan pengaduan ke email Anda
- Masuk ke detail pengaduan lalu tekan tombol cetak untuk menampilkan lembar cetak aduan yang akan di print
- Pastikan Anda menekan Tombol Kirim setelah seluruh data telah terisi dengan benar hingga muncul notifikasi di seperti di bawah ini. (Data yang telah terkirim tidak dapat diubah kembali).
- Apabila pengaduan ingin dicabut, maka dapat melakukan tahapan dengan Masuk ke detail Pengaduan lalu klik tombol cabut, Pilih tanggal pencabutan pengaduan, Isikan secara jelas alasan pencabutan, Terdapat informasi pencabutan pelaporan di detail pengaduan
- Selain melalui SIWAS dan Email, Anda dapat memantau tahapan pengaduan Anda melalui Quick Response Code/Kode batang yang dapat dilihat Detail Pengaduan dan juga lembar cetak pengaduan
- Unduh dan Instal aplikasi pindai qr code di playstore (Android) / app store (IOS). Kemudian pindai qr code tersebut, maka akan tampil halaman informasi tahapan pengaduan Anda